Die Beantragung und Verwaltung von Schülerfahrkosten ist in vielen Kommunen noch mit hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Hier setzt die Lösung „Schülerfahrkosten Online“ der regio iT an: Die digitale End-to-End-Lösung entlastet Kommunen, Schulen und Verkehrsunternehmen gleichermaßen. Durch standardisierte Prozesse, flexible Schnittstellen und eine hohe Konfigurierbarkeit lassen sich Verwaltungsaufwände reduzieren und die Servicequalität steigern.
Im Interview spricht Christiane Krott, Centerleiterin Nachhaltigkeit & Mobilität bei der regio iT, über die Vorteile der Lösung, aktuelle Entwicklungen und die Zusammenarbeit mit Kommunen und Verkehrsunternehmen.
Frau Krott, was genau verbirgt sich hinter „Schülerfahrkosten Online“?
„Schülerfahrkosten Online“ ist eine digitale Plattform, mit der sich der gesamte Prozess rund um Schülerfahrkosten und -tickets digital und medienbruchfrei abbilden lässt. Sie begleitet Bürger*innen bei der Antragstellung und unterstützt Sachbearbeiter*innen bei der Anspruchsprüfung sowie einer rechtskonformen Kommunikation mit den Bürger*innen.
Unser Ziel ist es, Verwaltungsaufwände zu reduzieren, Medienbrüche zu vermeiden und die Datenqualität zu verbessern. Gleichzeitig schaffen wir mehr Transparenz für alle Beteiligten. Besonders wichtig ist dabei, die oft fragmentierten Prozesse zwischen Bürger*innen, Schulen, Schulträgern und Verkehrsunternehmen in einem durchgängigen Verfahren zusammenzuführen.
Wie läuft dieser Prozess in der Praxis ab?
Der Einstieg erfolgt über das Kommunalportal des Schulträgers. Dort können Eltern oder volljährige Schüler*innen ihren Antrag online stellen. Die Authentifizierung erfolgt über die BundID – Benutzername und Passwort sind hierfür ausreichend. Nach dem Ausfüllen des Webformulars und dem Upload der notwendigen Nachweise werden die Angaben automatisch über eine Schnittstelle mit Schul- und Meldedaten abgeglichen. Alternativ können auch die Sekretariate eingebunden werden, die den Schulbesuch in „Schülerfahrkosten Online“ prüfen und bestätigen.
Anschließend übernimmt die Sachbearbeitung die Anspruchsprüfung. Dabei wird sie in „Schülerfahrkosten Online“ durch die automatische Berechnung der Eigenanteile, eine intelligente Routenberechnung sowie eine automatisierte Bescheiderstellung unterstützt. Wird der Antrag genehmigt, werden alle relevanten Daten an das Abo-System des zuständigen Verkehrsunternehmens übertragen, welches wiederum das Ticket erstellt und ausgibt. Der gesamte Ablauf ist somit vom Antrag bis zur Ticketausgabe digital und transparent gestaltet.
Wo wird die Lösung bereits eingesetzt und welche IT-Ressourcen benötigen Kommunen für den Betrieb?
„Schülerfahrkosten Online“ wird bereits in verschiedenen Kommunen erfolgreich genutzt. Beispiele sind die StädteRegion Aachen sowie die Städte Aachen, Emsdetten, Herzogenrath und Herne. Wir sehen insgesamt eine steigende Nachfrage nach standardisierten digitalen Prozessen, insbesondere im Kontext der Verwaltungsdigitalisierung und des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Daher legen wir großen Wert auf eine Standardisierung der Prozesse, ohne die individuellen Anforderungen einzelner Kommunen aus den Augen zu verlieren.
Da es sich um eine SaaS-Webanwendung (Software as a Service) handelt, sind keine lokale Installation und keine eigene Infrastruktur erforderlich. Der Betrieb erfolgt vollständig im Rechenzentrum der regio iT.
Wir haben nun viel über den Nutzen für Kommunen und Bürger*innen gehört. Wie sieht es mit den Verkehrsunternehmen aus?
Die Verkehrsunternehmen sind ein wichtiger Teil des Prozesses, da an sie die Ticketbestellungen letztendlich digital übermittelt werden. Auch Informationen zu Änderungen und Kündigungen erhält das Verkehrsunternehmen direkt aus „Schülerfahrkosten Online“. Je nach technischer Ausgangslage setzen wir entweder auf direkte, teils auch bi-direktionale Schnittstellen oder auf strukturierte CSV- oder Excel-Exporte.
Im Rahmen des Einführungsprojekts stimmen wir gemeinsam ab, welche Daten für das Verkehrsunternehmen relevant sind, in welchen Intervallen die Übertragung erfolgen soll und wer welche Aufgaben übernimmt. So entsteht ein verlässlicher Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten.
Können auch andere Modelle und der Spezialverkehr abgebildet werden?
Neben der Bestellung von Schülertickets können Antragsteller auch Fahrkostenerstattungen über „Schülerfahrkosten Online“ anstoßen. Zudem befinden sich weitere Funktionen für den Schülerspezialverkehr aktuell in der Entwicklung. Einige Aspekte sind bereits heute konfigurierbar, insbesondere im Bereich der Routenplanung und bei der Abbildung besonderer Fallkonstellationen.
Wie läuft ein Einführungsprojekt typischerweise ab?
Zuallererst findet ein gemeinsamer Kick-off mit der Kommune und dem Verkehrsunternehmen statt. Dort werden alle Anforderungen aufgenommen und die gewünschten Prozesse abgestimmt. Anschließend erfolgt die Umsetzung in einem agilen Vorgehen. Dazu gehören Schulungen, die Konfiguration der Anwendung sowie Tests und gegebenenfalls daraus resultierende Anpassungen. Die Testphase gestalten wir bewusst flexibel. Erst wenn alle Beteiligten mit den Prozessen vertraut sind und sich sicher fühlen, erfolgt der Go-Live – auf Wunsch auch stufenweise.
Besonders interessant ist hier die Möglichkeit, Ressourcen zu bündeln. Dabei durchlaufen mehrere Kommunen parallel ein Einführungsprojekt, inklusive entsprechender Schulungen. Durch dieses gemeinsame Vorgehen können sich die Projektkosten für die beteiligten Kommunen deutlich reduzieren.
Und zum Schluss noch ein Ausblick: Welche Entwicklungen stehen aktuell auf der Roadmap?
Wie erwähnt, arbeiten wir aktuell am Ausbau der Funktionen rund um den Schülerspezialverkehr. Ebenso stehen die Optimierung des Antragsprozesses sowie die Erweiterung der aktuellen Schnittstellenoptionen bei uns hoch oben auf der Liste.
