Prozessmanagement

Prozesse erfassen und optimieren

Kommunale IT-Strukturen können nur dann wirkungsvoll arbeiten, wenn die zugrunde liegenden Prozesse bekannt, klar definiert, abgestimmt und kontinuierlich verbessert werden. Der KDN unterstützt seine Mitglieder beim Aufbau und der Optimierung von Geschäftsprozessen, um Effizienz, Qualität und Transparenz zu fördern.

Warum Prozessmanagement jetzt zählt

Ohne ein sauberes Prozessverständnis scheitern viele Digitalprojekte bereits in der Planungsphase. Wer heute gezielt Prozesse analysiert, optimiert und standardisiert, legt den Grundstein für moderne E-Government-Angebote, medienbruchfreie Workflows und bürgerorientierte Services.

Typische Herausforderungen ohne kommunales Prozessmanagement

Intransparente Abläufe
Medienbrüche und ineffiziente Schnittstellen
Hoher Schulungs- und Einarbeitungsaufwand
Fehlende Qualitätskontrolle und Kennzahlen
Erschwerte Digitalisierung

Ein kontinuierliches Prozessmanagement bietet eine solide für Grundstruktur für Digitalisierung, IT-Sicherheit und Optimierung von Arbeitsabläufen.

Unser Angebot auf einen Blick

Durchführung und Abstimmung eines Screenings

Wir erfassen, visualisieren und bewerten bestehende Prozesse und entwickeln daraus zielgerichtete Soll-Prozesse – inklusive Schwachstellenanalyse, Digitalisierungspotenzialen und Verantwortlichkeitsstruktur. Die Grundlage für diese Analyse bildet eine Screeningliste, die wir im ersten Schritt mit allen Attributen abstimmen. Anschließend wird das Screening in allen Abteilungen durchgeführt, um alle relevanten Prozesse zu identifizieren.

Erstellung eines Prozesskonzeptes

Das Prozesskonzept ist ein Dokument, das die Vorgehensweise im Prozessmanagement, seine Ziele und methodischen Grundsätze beschreibt. Darüber hinaus definieren wir wichtige Begriffe, um ein einheitliches Verständnis bei allen Beteiligten zu erreichen.

Im Prozesskonzept legen wir folgende Inhalte fest:

Modellierungssprache (z.B. BPMN2.0)
Modellierungstool (Picture, Adonis etc.)
Modellierungsrichtung
Benennung der Prozesse
Vorgehen bei der Prozess-Aufnahme/Modellierung (u. a. beteiligte Personen)
Freigabeprozess
Evaluation (Durchführung, Fragebogen, Turnus)

Prozesse erfassen

Die mittels Screeningliste beschriebenen Prozesse werden nun priorisiert und dann sukzessive modelliert. Arbeitsgrundlage bildet hierbei das in Schritt 2 erstellte Prozesskonzept. Zunächst erstellen wir den IST-Prozess.

Prozessoptimierung definieren

Im vierten Schritt diskutieren wir gemeinsam in interdisziplinären Teams (Sachbearbeitende, Abteilungsleitung, Beteiligte aus Organisation, IT etc.) die Optimierungs- und Digitalisierungsmöglichkeiten. Auf dieser Basis modellieren wir den Soll-Prozess. Diese Überprüfung des Ist-Prozesses auf Optimierungsmöglichkeiten bildet den Kern des Prozessmanagements.

Umsetzung der Soll-Prozesse

Die in der Prozessoptimierung erarbeiteten Soll-Prozesse werden nun sukzessive umgesetzt. Hierzu zählen z. B. Veränderungen im Prozessablauf, Einsatz neuer Soft- und Hardware etc.

Evaluation etablieren

Ziel des Prozessmanagements ist, auch nach Umsetzung der Soll-Prozesse weiterhin Optimierung fest zu verankern. So wird sichergestellt, dass auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen alle Prozesse möglichst optimal aufgestellt sind. Folgende Schritte unterstützen die regelmäßige Überprüfung der Prozesse:

Erarbeitung eines Evaluationsbogens inkl. Festlegung von Rahmenbedingungen (Benennung von Verantwortlichkeiten etc.)
Definition aller Optionen, die einen Prozess verändern können (Rechtsänderung, Einführung von eAkte und Fachsoftware etc.) und die eine Prozessanpassung im Prozesskonzept erforderlich machen

Weitere Leistungsbereiche

Vielleicht interessieren Sie auch unsere weiteren Leistungen.

Plattform

Seit mehr als 20 Jahren bündeln wir im KDN die Kompetenz der kommunalen IT in NRW. Gemeinsam bereiten wir den Weg zu digitalen Lösungen, die sowohl für die Verwaltung als auch die Bürger*innen mehr Komfort im Alltag ermöglichen.

Kommunikation

Kommunikation entscheidet maßgeblich über den Erfolg von Digitalisierungsprojekten. Der KDN unterstützt seine Mitglieder sowie Trägerkommunen in NRW mit maßgeschneiderter Kommunikationsberatung für digitale Projekte.

Beschaffung

Wir unterstützen unsere Mitglieder dabei, IT-Lösungen strategisch und rechtssicher einzukaufen. Dafür ermitteln wir die Bedarfe, spezifizieren die Anforderungen und führen Vergaben von A bis Z durch – gemeinsam, standardisiert und mit Blick aufs Ganze.

Leistungserbringung

Eine zentrale Rolle des KDN ist es, die Leistungsportfolios der Mitglieder innerhalb des Dachverbandes sichtbar und für alle Mitglieder verfügbar zu machen. Wir koordinieren die Zusammenarbeit, um Synergien für eine durchgängige Digitalisierung zu nutzen.

Produkte

Die Digitalisierung der Verwaltung bietet uns die Möglichkeit, standardisierte Produkte im engen Austausch mit unseren Mitgliedern zu entwickeln. Wir möchten Produkte auf den Weg bringen, die skalierbar sind und allen Kommunen in NRW zu Verfügung stehen.