Virtuelle Informationsveranstaltung zur eAusländerakte

Vortrag von Florian Lemmes, Ministerium für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration des Landes NRW

Bei dieser Fragestellung muss zwischen einer technischen und rechtlichen Ebene unterschieden werden.

Die rechtliche Ebene unterscheidet sich wieder für bundesweite Lösungen und für Lösungen auf Ebene von NRW.

Für die NRW-Ebene erarbeitet die Landesregierung derzeit rechtliche Anpassungsbedarfe, sodass von Seiten des Landes kommunale Dienste bereitgestellt werden können. Sollten die Kommunen zentrale Dienste bereitstellen, muss dies auf Ebene der Kommunen geklärt werden. Diese Fragestellung muss bei den Umsetzungsprojekten berücksichtigt werden.

Für die Bereitstellung von bundesweiten Diensten gibt es auch erste Überlegungen, wie der Datenaustausch bzw. die Datenverarbeitung rechtlich abgesichert werden können. Hierzu sind aber noch keine abschließenden Lösungen bekannt.

Auf der technischen Ebene kommt hinzu, dass die Maßgaben des IT-Grundschutzes des BSI zu beachten sind. Entsprechend der Schutzbedarfe der Geschäftsprozesse müssen entsprechende Sicherungsmechanismen etabliert werden. Bislang gibt es jedoch auch hierfür noch keinen Muster-Prozess hierfür.

Vortrag von Andreas Hölzle, KDN – Dachverband kommunaler IT-Dienstleister

Ja, hierfür muss eine zentrale digitale Poststelle in der Behörde eingerichtet werden. Zusätzlich sind zentrale Postkörbe z.B. pro Sachgebiets- oder Teampostfächer im DMS einzurichten. Alternativ kann eine Scanstelle auch dezentral außerhalb der Organisation betrieben bzw. beauftragt werden.

Dokumente, die während eines Termins persönlich vorlegt oder die während der Sachbearbeitung entstehen und in die Akte eingepflegt werden sollen, müssen hierfür dann per Hauspost an die zentrale digitale Poststelle versendet werden. Diese scannt die Dokumente ein und schickt sie an die zentralen Postkörbe. Befugte Mitarbeiter (i.d.R. Teamleiter oder Sachgebietsleiter) sichten das zentrale Postfach regelmäßig und weisen die eigegangenen Dokumente den zuständigen Mitarbeiterpostfächer zu. Idealerweise wird das Dokument dann mit einem „Scantitelblatt“ mit Aktenzeichen, Stammdaten, Aktenregister versehen. Ein automatisches Ablegen wird mittels Barcodes/ QR-Code erleichtert.

Vortrag von Andreas Hölzle, KDN – Dachverband kommunaler IT-Dienstleister

Der Prozess ist dem KDN-Leitfaden zu entnehmen. Das entsprechende Dokument kann bei Herrn Hölzle angefragt werden:

andreas.hoelzle@kdn.de

Vortrag von Florian Lemmes, Ministerium für Kinder, Familie, Flüchtlinge und Integration des Landes NRW

Die Fingerabdrücke müssen voraussichtlich auch zukünftig im Verlauf der Bearbeitung des Antrages aufgenommen werden.

Im Bereich der Digitalisierung des Antrages auf Aufenthaltstitel wird es mittelfristig aufgrund der zu erhebenden biometrischen Daten (Fingerabdrücke / Passbilder) keine vollständige Digitalisierung des Prozesses geben können.

Die digitalen Anträge können daher vorläufig nur angenommen und an die Fachverfahren zur automatisierten Übernahme weitergeleitet werden. Zudem können digital Verwaltungsgebühren vorab erhoben werden. Die interessierte Person muss dann in Anschluss zur Behörde zu der Aufnahme der biometrischen Daten und ggf. zum Abgleich mit den Originaldaten kommen.

Vortrag von Gurbet Baytemur-Hayran und Sonja Ern, Stadt Solingen

Die Stadt Solingen hat für die Prozessaufnahme mit Picture ungefähr 2 Projekttage benötigt. Im Nachgang beider Termine erhielten alle Teilnehmenden die (Zwischen-)Ergebnisse mit der Bitte, diese zu Prüfen und einzelne Aspekte (z.B. Aktenablage) zu ergänzen.

Die Stadt Solingen hat versucht, möglichst kleinteilig alle einzelnen Prüf- und Arbeitsschritte sowie den Dokumentenfluss zu erfassen. Inwieweit dies gelungen ist, wird sich wahrscheinlich im weiteren Projektverlauf darstellen.

Vortrag von Stefan Krüger, GKD Recklinghausen

Die GKD Recklinghausen nimmt verschiedene Rollen in der Projektorganisation der jeweiligen DMS-Projekte ein, je nach Anforderung und Erfahrung des jeweiligen Kunden. Dies kann Projektleitung, Projektassistenz, Beratung oder auch nur technische Unterstützung sein. Für weitere konkretere Rückfragen kommen Sie gern auf Herrn Krüger zu:

stefan.krueger@gkd-re.de

Vortrag von Stefan Krüger, GKD Recklinghausen

Dies ist je nach einsetzendem Kunden unterschiedlich gelöst und ist von dem Know-How der jeweiligen Scanstelle abhängig.

Wird in der ABH selbst gescannt, ist ein eigenständiges Sortieren und Verteilen über die Scanstelle denkbar, sofern es feste Fallzuordnungen gibt. Andernfalls ist eine Aufgabenzuweisung im Vorfeld durch die Team- oder Abteilungsleitung per Handzeichen auf dem Dokument oder später über die Workflowfunktionalitäten des DMS zu empfehlen.

Ist die Scanstelle außerhalb der Fachabteilung angesiedelt gibt es zwei Umsetzungsszenarien:

1. Post wird durch die Sachbearbeitung im Vorfeld sortiert und ggfls. sogar in Papier bearbeitet. Anschließend dient der Scan nur noch der reinen Ablage des Schriftguts im DMS. Nachteil bei dieser Lösung ist, dass viele Vorteile der elektronischen Akte wie ständige Verfügbarkeit nicht zum Tragen kommen.
2. Post wird außerhalb der Fachabteilung gescannt, aber im Fachbereich validiert. Dabei findet die physische Digitalisierung zentral statt, die fachliche Bearbeitung aber durch die Sachbearbeitung in der ABH. Hier wäre im Vorfeld zu bewerten, in welchem Umfang die Schriftstücke vor dem Scan vorbereitet werden müssen.

Vortrag von Stefan Krüger, GKD Recklinghausen

Diese Frage beantwortet Herr Krüger gerne in einem persönlichen Gespräch:

stefan.krueger@gkd-re.de

Vortrag von Stefan Krüger, GKD Recklinghausen

Verfahrensanweisungen wurden erstellt, wir empfehlen hier die Musterverfahrensanweisung der KGSt / VITAKO. Papierakten werden datenschutzkonform nach einer bestimmten Aufbewahrungsfrist vernichtet.

Vortrag von Iris Hansen, Stadt Köln

Unsere DMS-Truppe hat die Verfahrensanweisung nach TR-Resiscan erstellt. Die Vernichtung der Papierakte erfolgte bei uns durch den Scandienstleister nach mehreren Monaten (Wartezeit, falls fehlerhaft gescannt).

Vortrag von Stefan Krüger, GKD Recklinghausen

Die Notwendigkeit einer Signatur von gescannten Dokumenten wird in der TR-RESISCAN beschrieben. Die Schutzklasse „NORMAL“ erfordert aus meiner Sicht keine elektronische Signatur. Dokumente die manuell in die eAkte gelegt werden müssen aus meiner Sicht ebenfalls nicht digital signiert werden, da hier das revisionssichere Aktensystem die Unveränderlichkeit der Dokumente sicherstellt bzw. alle Änderungen in Versionen dokumentiert. Damit ist die eAkte auch rechtssicher.

Anmerkung des KDN - Dachverbandes kommunaler IT-Dienstleister

Der KDN – Dachverband kommunaler IT-Dienstleister hat kürzlich einen Leitfaden zur „Beweiskraft von Dokumenten in elektronischen Akten“ publiziert, in dem einige rechtliche Fragen durch eine gutachterliche Stellungnahme beantwortet wurden. Wenden Sie sich gerne an Frau Hutcap, wenn Sie einen Einblick in den Leitfaden erhalten möchten:

jenny.hutcap@kdn.de

Außerdem hat der KDN einen Arbeitskreis „eSignatur“ gegründet, der sich konkret mit der Thematik beschäftigt und ebenfalls einen Leitfaden erarbeitet. Wenn Sie Interesse an einer Mitarbeit haben, können Sie sich gerne an Frau Hutcap und Frau Egyptien wenden:

jenny.hutcap@kdn.de

ellen.egyptien@kdn.de