Elektronische Akten für Kommunen in NRW

Der Einsatz von elektronischen Akten (eAkten) gewinnt im Zuge der OZG-Umsetzung eine immer größere Bedeutung. In der öffentlichen Verwaltung ersetzen eAkten nach und nach die Papierakten und bieten die Möglichkeit, Dienstleistungen der Verwaltung elektronisch und vollständig medienbruchfrei abzuwickeln. Durch ihren Einsatz werden Arbeitsabläufe erleichtert, Prozesse optimiert und Transparenz geschaffen, denn eAkten haben sowohl zu behördenspezifischen Fachverfahren als auch zu an­de­ren zentral bereitgestellten Basis- und Querschnittsdiensten direkte Berührungspunkte.


Vorteile der eAkten auf einen Blick:

  • Schnelles Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen
  • Ortsunabhängiger, kontinuierlicher Zugriff auf Informationen
  • Vereinfachung von Vertretungsregelungen bei der Sachbearbeitung
  • Wegfall von Medienbrüchen
  • Schnellere Abwicklung der Prozesse
  • Verbesserte Transparenz
  • Automatische Nachweisführung (Revisionssicherheit)
  • Unterstützung flexibler Arbeitsweisen
  • Vereinfachter Austausch von Informationen und Dokumenten zwischen Kommunen und Land
  • Wegfall von Papierarchive

Das Ziel, die Fachverfahren auf Ebene der Kommunen durchgängig medienbruchfrei auszugestalten, wird künftig nicht ohne die Einführung von eAkten umsetzbar sein. Sie gewährleisten die Anschlussfähigkeit an übergreifende Portale und sichern einen Austausch von Unterlagen innerhalb und zwischen Verwaltungen. Mit der Einführung der eAkte und weiterer E-Government-Projekte verändern sich sowohl die Arbeitskultur als auch die Kommunikationsabläufe und Informationsflüsse innerhalb der Organisation.

E-Government-Gesetz NRW

Nach dem E-Government-Gesetz NRW (§ 9) sollen alle Kommunen bis zum 1. Januar 2022 in der Lage sein, angeforderte Akten elektronisch an die Landesbehörden zu übermitteln. In Arbeitskreisen mit kommunalen Praktikern entwickelt das Kompetenzzentrum Digitalisierung (CCD) des KDN Leitfäden zur Einführung von elektronischen Fachakten. Diese beinhalten Anleitungen sowie Empfehlungen des CCD. Darüber hinaus werden regelmäßig Informationsveranstaltungen zur Einführung von eAkten. organisiert.

Die Leitfäden stehen den KDN-Mitgliedern und ihren Kommunen zur Verfügung und dienen als Orientierungshilfe bei der Einführung von eAkten in der öffentlichen Verwaltung in NRW. Bereits in der Umsetzung befinden sich die eAusländerakteallgemeine eVerwaltungsakteePersonalakteeBauakteeJobcenterakte. Zur Einführung der eGewerbeakteeSozialakte, eJugendamtsakte, eSteuerakte, eRechnungsakte, eVertragsakte und eVergabeakte wurden neue Arbeitskreise gegründet.