Projekt "Digitaler Aktenplan"

 
Kurzbeschreibung

In diesem Projekt steht die verwaltungsweite Einführung eines produktorientieren digitalen Aktenplans im Fokus. Neben der Definition der Dokumentenworkflows sowie der Schnittstellen und Prozessmodule werden in diesem Projekt auch Konzepte für das Changemanagement, für Schulungen und das Projekt- und Ressourcenmanagement entwickelt und bereitgestellt.


Ziele
  • Schaffung der Voraussetzung für die digitale Verareitung von Dokumenten und somit die Basis für die papierfreie Verwaltungsarbeit

  • produktorientierter und digitaler Aktenplan, um alle Dokumente des allgemeinen Schriftguts ablegen und revisionssicher archivieren zu können

  • elementarer Bestandteil des Projekts: Schnittstelle zum digitalen Posteingang und die damit verbundenen Prozesse zur Verarbeitung des Posteingangs im Aktenplan

  • bis Ende 2021 sollen alle städtischen Leistungseinheiten auf den digitalen Aktenplan umgestellt werden


Projektzeitraum

Dezember 2018 – September 2021


Meilensteine

Bis April 2019

          Definition der Basisstruktur, der Anbindung und Prozesse des Posteingangs sowie der Basisworkflows

Bis November 2019

          Anbindung der Leistungseinheiten an die Basisstruktur

Bis Oktober 2021

          Implementierung fachspezifischer Anforderungen


Bereits im Produktivbetrieb befinden sich die Bereiche:

  • Arbeitssicherheit

  • zentrales Fördermanagement

  • Amt für Informationstechnik und Digitalisierung

  • Zentraleinkauf

  • Personaldaten

  • Ausbildung und kommunale Fortbildung


Folgende Bereiche sind zur Implementierung in Planung:

  • Rechtsamt

  • Ordnungsamt

  • Stadtarchiv


Folgende Bereiche befinden sich noch in der Konzeptionsphase und sollen ebenfalls digital angebunden werden:

  • Bauförderung und Wohnen

  • Personalamt

  • Ressort Finanzen

  • Gleichstellungsstelle


Übertragbarkeit

Das Konzept für das Changemanagement im Übergang zum elektronischen System sowie Schulungskonzepte und -materialien werden zur Verfügung gestellt. Die Erfahrungen aus dem Projekt können als Muster für einen verwaltungsweiten Aktenplan dienen. Dabei können die Definitionen der internen Dokumentenworkflows sowie der Schnittstellen und Prozessmodule für die Einsetzung eines codia-DMS nachgenutzt werden. 


Förderung

Gefördert durch das Land NRW mit 2.030.547,60€.


Kontakt

Nicole Sommer
nicole.sommer@stadt.wuppertal.de


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